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Sam Cess, ein Fall im Job eines Controllers – oder Detektivs?

183:835784973 (Andreas Kroß) — Sat, 26 Sep 2020 09:15:32 GMT

Zebra mit zu vielen Streifen

Es roch etwas streng, als Sam Cess von den Docks langsam wieder Richtung der hellen Wohnstraßen aufbrach. Die Docks waren geprägt von Lagerhäusern und Betriebsamkeit. Die Tageszeit war dabei fast egal. Am Tag wie in der Nacht lief hier alles wie an einer Schnur gezogen. Waren wurden gebracht, gelagert und wieder versendet. Das Schauspiel wirkte wirr und es schien einem geheimen Plan zu folgen, den aber keiner zu durchschauen schien.

Nur in der Zeit um Mitternacht herum, war es hier etwas ruhiger und die gewaltigen Lagerhäuser schienen ruhig zu schlummern. Das war für Sam die schönste Zeit. Er liebte es dann durch die großen Hallen zu gehen. Es war sonst keiner da, dennoch konnte er den Lärm und Anstrengung der Arbeiter, welche vor kurzem hier noch wirkten, direkt spüren. Auch wenn Sam die stille Kulisse genoss, er war nicht ohne Grund gekommen. Er war einem Gefühl gefolgt und wollte einmal nach dem Rechten sehen.

In den letzten Tagen war es immer wieder vorgekommen, dass es kleine Unstimmigkeiten in den Zahlen gab, die Sam in Berichten zusammenfasste. Es war nichts Besonderes und wahrscheinlich auch kein Grund zur Sorge. Jedoch, wenn er auf die Zahlen schaute, kam es ihm vor, als ob er sich ein Bild von einem Zebra mit zu vielen Streifen ansah. Nicht wirklich schlecht, aber merkwürdig. Irgendwo war etwas im Gange. Sam wusste nur noch nicht wo und was. An den Docks war allerdings vorerst nichts zu entdecken.

Was macht James Operational-Blind

Während Sam sich auf den Heimweg machte, vorbei an den hell erleuchteten Gebäuden in der Marketingstreet, versuchte er seine Gefühle und Gedanken zu sortieren. Wahrscheinlich hatte er sich nur getäuscht und es war doch alles in Ordnung. An der Ecke Sales Avenue / Strategie Lane war er sich dann schon nicht mehr so sicher. Vom Fluss zog ein wenig Nebel auf und quoll durch die Straßen. Irgendwie kam Sam ein flüchtiger Gedanke. Diese ganze Lage erinnert deutlich an James Operational-Blind. Ein alter Bekannter, der sich einen Spaß daraus machte, andere zu blenden und zu täuschen. James gab seinen Opfern das Gefühl, dass alle Abläufe störungsfrei liefen. Die Realität sah anders aus. Es war ein schleichender Prozess, bei dem am Ende nur die Unternehmungen von James übrigblieben. Komischerweise litten diese nie unter dem Stillstand. Sam nahm sich vor am Tag einmal mit Lizzy zu sprechen. Lizzy House war die Chefin des Lagers an den Docks der Company. Vielleicht hatte sie etwas bemerkt.

Nach einer kurzen aber überraschend ruhigen Nacht, kam Sam zurück an die Docks. Jetzt bei Sonnenschein wuselten die Menschen, Waren, Lastwagen und Fließbänder wieder wild durcheinander. Das Büro von Lizzy lag im 2. Stock eines der Lagergebäude mit Ausblick auf den Hof und aus dem Fenster konnte man sogar noch den Fluss erkennen.

Kaffee mit Ausblick

Lizzys Schreibtisch war zum Fenster ausgerichtet, damit Sie das Tageslicht mitbekam und die Aussicht genießen konnte. Sie arbeitete viel, so dass das einfallende Licht häufig die einzigen Sonnenstrahlen das Tages waren, welche sie ergattern konnte. Vielleicht war das ein Grund, warum es bei Lizzy immer einen hervorragenden Kaffee gab.

Als Sam eintrat saß Lizzy hinter dem Rechner. Neben ihr erhob sich ein Berg von Berichten und sonstigen Dokumenten. Lizzy war tiefversunken in ihre Zahlen. „Hi Lizzy, hast Du in letzter Zeit irgendetwas Merkwürdiges in deinen Zahlen bemerkt?“ begrüßte Sam sie direkt mit dem Problem. „Hä, Sam du hier? Guten Morgen! Du siehst müde aus“, begrüßte Lizzy ihn freundlich aber verwirrt, ‚alles gut bei dir? Was sollte denn mit meinen Zahlen sein?“ „Ich bin mir da nicht sicher. Ich habe leichte Auffälligkeiten in deinen Zahlen gesehen Lizzy. Nichts Großes; nur ein kleiner Anstieg in den Verpackungskosten und der Lieferdauer. Kannst du damit etwas anfangen?“ Lizzy dachte kurz nach, stand auf und holte einen neuen, zweiten Becher dampfenden und duftenden Kaffee. Es wirkte so, als ob sie ihre Gedanken erstmal in die Pause schicken musste, damit sie sich auf Sams Aussage einlassen konnte. Sie schob ihm den Kaffee rüber und sortierte sich neu. Sam nahm einen ersten Schluck des köstlichen warmen Getränks.

„Hm Ja, Sam“, setzte Lizzy nach einer Weile an, „ich weiß nicht, ob da etwas mit den Zahlen nicht stimmt. Ich glaube etwas gesehen zu haben. Irgendwie steigt die Fehlerquote bei der Sendungsverfolgung. Mein Gefühl sagt mir, dass die Rückmeldung zu spinnen scheint. Im System scheint aber alles in Ordnung.“ „Hört sich für mich überaus merkwürdig und dubios an. Hier ist doch etwas im Gange“, entgegnete Sam nachdenklich. „Ich habe kein gutes Gefühl bei der Sache. Für so einen Fall kommen Andy Bug oder James Operational-Blind als Täter in Frage. Ich hoffe, die beiden haben nicht gemeinsam ihre Finger im Spiel. Wir müssen aufpassen.“ Bei diesen Satz war Sam schon wieder halb im Gehen. Er nahm noch einen großen Schluck Kaffee und ließ den Becher mit dem Rest Kaffee dann auf dem Sideboard neben der Tür stehen. „Tschau Lizzy, ich melde mich“, sagte Sam und war schon wieder draußen.

Ein Paket

Auf dem Weg zurück in sein Büro kam Sam an einem Wagen eines Paketdienstes vorbei. Die Heckklappe stand offen, so dass Sam hineinsehen konnte. Das Paket von seiner Company erkannt er sofort. Es wirkte nur extrem groß und mächtig. Normalerweise waren die Sendungen seiner Company eher kleiner. Das müsste er dringend überprüfen.

Als Sam näherkam, fiel ihm auf, dass ein auffälliger, leuchtend roter Aufkleber auf dem Paket prangte. Sam hatte sich bereits einige Male mit den Abläufen seiner Company beschäftigt. Rote Aufkleber gehörten definitiv nicht zu dem Standardrepertoire der Firma.

Sobald er wieder an seinem Schreibtisch saß, machte er sich daran seine Vermutungen zu überprüfen. Nach einiger Zeit wurde er auch fündig. Dieses Mal hatten seine beiden „alten Bekannten“ wohl wirklich gemeinsame Sache gemacht. Diese Ganoven! James Opertional-Blind und Andy Bug.

Es gab wohl in den letzten Wochen oder Monaten in der Company eine kleine Umstellung. Dabei war es dazu gekommen, dass nun das System eine zu große Verpackungsgröße vorschlägt und die Packer dem folgten. Dies erklärte die steigenden Verpackungskosten und trug klar die Handschrift von James. Darüber hinaus hatte diese Umstellung auch zur Folge, dass die Adressen nicht ganz passten und es im Transport zu Nacharbeiten kam. Das war der Grund für die Rückmeldungsprobleme und die längere Lieferzeit, sowie den leuchtend, roten Aufkleber. Ganz eindeutig und typisch für Andy Bug.

Der Fall war gelöst, die Probleme bald behoben. Zum langen Ausruhen war allerdings nicht viel Zeit. Sam war klar, dass die nächste Attacke schon irgendwo wartete oder vorbereitet wurde. Nur wo und von wem wusste er noch nicht. Er würde weiter aufmerksam bleiben und immer wachsam sein.

Der Beruf eines Controllers hat halt doch sehr viel mit dem eines Detektivs gemeinsam.

Delegieren lernen auf die ‚harte Tour‘ – wenn die Assistentin nichts zu tun hat!

Thu, 17 Sep 2020 10:44:22 GMT

Der nächste Schritt

Der Weg über die Karriereleiter kennt viele unterschiedliche Richtungen und Strecken. In meinem Fall war zuerst die Expertenlaufbahn. Danach folgten als zweiter Schritt die ersten Führungserfahrungen mit meinem ersten zu führendem Mitarbeiter. Es folgten die Ergänzungen 2.2 bis hin zu ca. 2.16. Bei einer Teamstärke von ca. 16 Kollegen wurde es damals Zeit für den dritten Schritt der Karriere. Ich sollte eine Assistentin bekommen. Zum Glück fand ich mit Susanne auch schnell die richtige Kollegin.

Nach all den Erfahrungen, kleinen Dämpfern und Krisen, dachte ich, dass die Führung einer Assistentin nicht so schwierig sein könne und sie mir bestimmt viel Arbeit und Zeit abnehmen würde. Eines hatte ich mir zu dem auch vorgenommen. Ich wollte Susanne ein guter Chef sein und keine schrecklichen Klischees erfüllen. Ich wollte sie also nicht unbedingt bitten, Kaffee zu kochen, mein gebrauchtes Geschirr weg zu räumen und so weiter. Ja, ganz ehrlich: Dream On, Andreas! Vorgenommen hatte ich es mir, aber später dazu mehr.

Organisiere dich zuerst selbst, dann kann jemand dir helfen

Susanne fing Ende des Jahres bei uns an. Sie bezog klassisch den Arbeitsplatz vor dem Eingang zu meinem Büro. Ab jetzt hatte ich einen sehr charmanten Wachhund vor meiner Tür. Aber das war auch alles, was im Hinblick auf unsere Zusammenarbeit klar war. Jetzt ging es darum, dass ich mir klar wurde, was, wie und auch wobei Susanne mir helfen konnte. Ein wenig Zeit konnte ich mir erkaufen. Die Abteilungsweihnachtsfeier musste noch organisiert werden und die Bestellung des Bürobedarfs bedurfte auch einer Neuorganisation.

Beide Aufgaben bearbeitete Susanne allerdings in einer Geschwindigkeit und Genauigkeit, dass ich es weder so schnell mitbekam, noch mir bewusst war, dass ich bald neue Aufgaben für sie brauchen würde. In einem der Jour Fixe im neuen Jahr kam es dann auch zur Sprache. „Andreas, ich hätte noch Kapazitäten“ teilte mir Susanne mit. ‚Cool‘ ging es mir durch den Kopf. In allen Bereichen haben wir Engpässe und hier haben wir noch Ressourcen frei.

Aber, was gebe ich ihr jetzt? Wie organisiere ich mich, um den anderen helfen zu können? Was ist das Beste für das Team? Kurz, ich war mit dieser für mich überraschenden Meldung überfordert. Einen Trumpf hatte ich allerdings noch. In meinem Büro türmten sich Stapel mit Papieren und Notizen. Vielleicht könnte Susanne mir dabei helfen, dann würde ich Dinge schneller wiederfinden. Naja, diese Aufgabe war eigentlich eine von den Aufgaben, mit denen ich Susanne nicht belasten wollte. Aber, in meiner Not, dachte ich, dass es noch passt.

Susanne nahm den Stapel mit und begann Ordnung in die Seiten zu bringen. Soweit so gut. Im nächsten Jour Fixe ging es weiter.

Machen wir noch einen Ordner?

Der Stapel kam zurück. Sauber und ordentlich nach Themen sortiert. Am Ende des Jour Fixe präsentierte sie mir ihre Arbeit und Vorbereitungen. Sie hatte viel geschafft, aber die quälenden Fragen blieben dennoch. Welche Ordnerstruktur hätte ich gerne? Welche Laschen sollen die Ordner haben? Damit konfrontierte sie mich und ich war gezwungen meine Hausaufgaben in Selbstorganisation zu machen.

Über die Monate und Jahre hinweg gab es immer wieder mal die Aussage von Susanne: „Andreas, ich hätte noch Kapazitäten“. Einiges an persönlicher Weiterentwicklung hatte ich bis zur Wiederholung des Satzes immer hinter mich bringen können. Doch der Satz kam immer wieder. Jedes Mal war es die Erinnerung daran, dass man nie auslernt. Im Jour Fixe mit Susanne hatte ich dann die Möglichkeit für eine weitere ‚Lern‘-Runde im Hinblick auf Delegation und Selbststeuerung.

Übungsaufgabe für neue Führungskräfte

Jetzt nach vielen Jahren und beim Schreiben dieses kleinen Beitrages, bekam ich eine Idee. Diese Aufgabe als Übung mit ‚der Assistentin, die nichts zu tun hat‘ würde ich gerne mal mit Mitarbeitern als Rollenspiel ausprobieren. Kurz bevor diese Mitarbeiter eine fachliche oder/und disziplinarische Führungsaufgabe übernehmen, wäre sie bestimmt geeignet in einem Vorbereitungsseminar. Die Übung könnte in einem Rollenspiel ausprobiert werden oder direkt über zwei Wochen im realen Büroalltag mit den entsprechenden Feedbackrunden. Auf die Ergebnisse, die Erfahrungen und Erkenntnisse der Teilnehmer wäre ich gespannt. Was denkst Du Susanne?

Jetzt redet Sie (geschrieben von Susanne)

Hallo Andreas, ich erinnere mich auch noch an dieses erste Gespräch bei Beginn unserer Zusammenarbeit. Offen und ehrlich hattest du mir erzählt, dass ich „deine erste Assistentin“ wäre und du mir nicht das „Chef-typische“ Kaffeeholen auftragen möchtest. Diese Wertschätzung hat mich echt gefreut. Ich sah und sehe meine Aufgaben als Assistenz in der Unterstützung des Vorgesetzten bzw. des gesamten Teams. Damit auch kein falsches Bild erscheint, ich hatte sehr wohl noch einige typische Sekretariatsaufgaben (Terminkalender führen, Reisen buchen etc.) zu erledigen, aber die Entlastung des Chefs als Teil meiner Arbeitszeit kam einfach zu kurz.

Kurzer Einschub von mir, wenn ich darf? Stimmt, das gebe ich zu. Es gab dabei auch häufig die schöne kleine Geschichte, dass Du mich schon eingecheckt hattest auf den Flügen und meine Kollegen Abteilungsleiter noch selbst eingecheckt haben.

Dadurch, dass unsere Zusammenarbeit von Offenheit geprägt war und ich langjährige Cheferfahrung hatte, war es ein Leichtes für mich, zu Andreas zu gehen und ihm zu sagen, dass ich noch Zeit übrighabe. Ich denke, das haben wir gemeinsam gut hinbekommen – und die Kaffeetassen habe ich ab und an gerne weggeräumt, wenn es zu viele wurden…

Zu deinem Vorschlag mit dem Rollenspiel – das geht natürlich auch mit jedem Werkstudenten, Praktikanten, etc. Jede/r, die/der eine Aufgabe übernimmt, kommt auch mit Fragen zurück. ��

Das ist richtig, aber dein Feedback und die Qualität dessen war für mich immer sehr wichtig. Ich befürchte, dass die Aufforderung des Feedbacks geben einen Werkstudenten überfordern könnte.

Delegieren heißt auch sich klar über die Aufgaben zu sein

Eines ist mir auf alle Fälle klar geworden. Wenn ich delegiere möchte aber ich mir selbst nicht darüber im Klaren bin, was die Aufgabe ist und wie viel Freiheit diese Aufgabe hat, werde ich in der Delegation scheitern. Dazu kommt noch, dass ich mit der Delegation eine Aufgabe nicht zwangsläufig bis zu ihrer Fertigstellung abgebe und am Ende kommt der Mitarbeiter mit der entsprechenden, richtigen und perfekten Lösung um die Ecke. Ich muss mir dafür Zeit nehmen zu zuhören, wo es noch Probleme gibt und an den nächsten Schritt denken. Susanne hat mir enorm dabei geholfen, dass zu verinnerlichen. Danke dafür nach Franken!

P.S. Nur zur Aufklärung: Susanne hat irgendwann angefangen mein Geschirr abzuräumen und hat auch mal Kaffee gebracht. Wenn ich ehrlich bin, war der Geschirrservice für mich schön. Als Kulturelement jedoch nicht optimal, so dass in den letzten 1,5 Jahre unserer Zusammenarbeit ich mein Geschirr meist selbst in die Geschirrspülmaschine gebracht habe. Vielen Dank Susanne für die schöne Zeit der Zusammenarbeit und diesen Artikel!

Das Berater Dilemma – man fühlt sich wie ein armes Schwein

183:835784973 (Andreas Kroß) — Wed, 26 Aug 2020 18:38:58 GMT

Mit Schwung in die Zwickmühle

Der Jobzusatz ‚-berater‘ lässt zu Beginn der Karriere den einen oder anderen froh hoffen. Jetzt darf ich endlich etwas bewegen. Ich kann den Kollegen helfen und die Organisation besser machen. Dazu ist die Aussicht auf die interessanten, spannenden und manchmal auch leicht geheimen Themen des Unternehmens groß. Der Realitätsschock lässt meist nicht lange auf sich warten. Sehr schnell lernen Berater, dass die Entscheidungen andere treffen und der Berater, auch wenn er noch so Recht haben mag, eben nichts entscheidet. Sie stehen an der Seitenlinie.

Das gilt für fast alle Bereiche von internen Beratern im Unternehmen. Am direktesten lernen es wohl Controller und Prozessmanager, aber auch Projektmanager, IT-Berater und HR-Businesspartner kommen wahrscheinlich ebenfalls schnell dahinter. Es gibt viele unterschiedliche Ausprägungen der Zusammenarbeit, dennoch gibt es Fachbereiche, die nicht unbedingt froh sind über die Hilfe der Berater. Dazu kommen Mitglieder der Managerebene, welche zwar hier und da über Risiken und Nebenwirkungen unterrichtet werden wollen. Diese Meldungen jedoch über andere Verantwortungsbereich als den eigenen gerne vorziehen. Wenige operative verantwortlicher Manager mögen es auf Probleme in ihren Bereich aufmerksam gemacht zu werden.

Der Trotzkopf als Berater erreicht nichts

Ich habe einmal erlebt, wie ein Prozessberater einen Fachbereich auf eine potenzielle Verbesserung in den Abläufen und Qualität der Prozesse hinweisen wollte. Der Prozessberater hatte eine Schwachstelle in der Lieferkette gefunden und wollte diese unbedingt abstellen, damit die Kundenzufriedenheit steigt. Die Kollegen des Fachbereichs machten allerdings den Eindruck, als ob er von dem Vorschlag nichts hören wollte und auch gerade keine Lust und Zeit habe sich in die Prozesse hineinzudenken. Daher lehnte er die Beratungsleistung einfach und wortkarg ab. Der Prozessberater war allerdfings von seiner Verbesserung so überzeugt, dass er die Situation in die nächsthöheren Ebenen eskalieren ließ. Mit dem Ergebnis, dass alles so blieb wie bisher. Warum konnte das passieren?

Die höheren Ebenen sahen zwar das Problem, vertrauten aber der Fachexpertise des verantwortlichen Fachbereiches. Dieser wies zudem daraufhin, dass er keine Kapazität für die Veränderung hätte und das Einmischung dieser Art nicht hilfreich sind.

In diesem Beispiel war die Mission des Beraters nicht klar. Zusätzlich war der Berater zu optimistisch und vorschnell an die Aufgabe herangegen. Die Situation der Organisation in Bezug auf den Reifegrad der Beratungskultur, wurde im Vorwege nicht betrachtet. Dazu später mehr.

Der Auftrag beinhaltet schon das Dilemma

Der Auftrag eines jeden Beraters lautet fast immer: Berate und unterstütze die Fachbereiche und melde und berichte dem Management Probleme und Risiken. Das ist der Hintergrund für die Situation des Beraters als ‚arme Schwein‘.

Ich als Berater soll eine gute Beziehung zu meinem Fachbereich aufbauen, der meine Beratung nicht unbedingt will oder braucht. Falls ich der Meinung bin, dass etwas nicht gut funktioniert oder eine Problemwelle auf das Unternehmen zu rollt, ist es meine Verantwortung dies zu kommunizieren. Meine Beziehung zu meinem Fachbereich wird so allerdings (unter Umständen) belastet. Das ist einfach „irre“. Wie kann dieser Knoten denn auch nur ansatzweise entwirrt werden? Die Konflikte scheinen doch reihenweise vorprogrammiert zu sein.

Die Haltung macht den ersten Unterschied

Fangen wir bei den Beratern an. Die Einsicht, dass er selbst als Unterstützer in einem Unternehmen unterwegs ist, keine operative Verantwortung hat und somit an der Seitenlinie steht, ist hierbei elementar. Das eigene Handeln sollte bestimmt sein von der Einstellung, dass ich dem Unternehmen am besten helfe kann, wenn ich den internen Kunden unterstütze ein Problembewusstsein zu entwickeln. Das kann dauern und braucht Geduld. Solange er ein solches noch nicht hat, werde ich auch nicht zu ihm durchdringen, auch wenn ich noch zu viel Recht habe. Dann heißt es warten.

Darüber hinaus ist der Weg zum Management eine schöne Drohkulisse, aber ein schlechter Ratgeber. Die gute Beziehung zum Fachbereich ist absolut wichtig. Eine Drohung, dass wenn der Fachbereich nicht auf den Vorschlag des Beraters eingeht, die Angelegenheit eskaliert wird, sollte nie geschehen. In dem Beispiel vorhin verpuffte diese zudem und der Berater stand dumm da.

Wenn es unabdingbar ist, schreibt die Berater-Rolle die Meldung nach oben vor. Hier sollte aber immer eine unaufgeregte und persönliche Information zum Fachbereich im Vorwege erfolgen. Nach dem Motto: „sorry, aber ich kann nicht anders“.

In diesem Spannungsdreieck zwischen Fachbereich, Management und Berater sind Offenheit, Kommunikation und Empathie daher von ungemeiner Bedeutung.

Wie weit ist die Organisation bereits

In diesem Zusammenhang ist es vielleicht als Berater-Team eine Idee mal zu schauen, wie weit das Unternehmen mit seiner Beratungs-Kultur, oder wie ich es nenne dem Reifegrad, bisher gekommen ist. Sollte der Reifegrad hier schon hoch sein, könnten die Spannungen etwas abnehmen und die Unternehmung sehr agil und innovativ der Zukunft entgegen gehen.

Ansonsten wäre es vielleicht ein guter Start, sich einmal die Mission der Berater im Unternehmen vor Augen zu führen und zu formulieren. Ein Abgleich mit den Fachbereichen und dem Management im Nachgang wird ebenfalls sehr nützlich sein. Diese Diskussionsrunde startet mit Respekt und positiven Ideen am sinnvollsten der Berater. Ein wenig Geduld gehört immer auch dazu. Als Ergebnis wird es viele Erkenntnisse geben und das gemeinsame Verständnis wird wachsen.

Ohne Empathie, Kommunikation und Eigeninitiative der Berater bleiben diese Rollen im Unternehmen und damit die Menschen, welche diese ausfüllen, auf alle Fälle immer die armen Schweine.

Welche Erfahrungen habt ihr gemacht? Ich freue mich auf eure Ideen und Lösungen!

Das Leben ist zu schön für ein schlechtes Meeting

183:835784973 (Andreas Kroß) — Mon, 10 Aug 2020 08:42:07 GMT

Das Meeting oder auch einfach die Besprechung ist ein ausführliches Gespräch über eine bestimmte Sache [ 1]. Es dient folglich der internen Kommunikation im Rahmen eines Dialogs [2] . Soweit so gut. Allerdings sind im beruflichen Umfeld viele Besprechungen häufig langweilig, langatmig und häufiger auch überflüssig. Wer kennt es nicht, der ranghöchste Teilnehmer verfällt gerne in einen Monolog, der Streber schwätzt mit und nur politische erwünschte oder karrierefördernde Antworten werden gegeben. Hier und da spricht noch ein Revolutionär aus, was vermeintlich alle denken. Aber ansonsten wird meist geschwiegen. Kein Wunder, dass Meetings oder Besprechungen häufig als Zeitverschwendung bzw. nervig angesehen werden.

Die Ausgangslage

Die große Mehrheit, der täglichen Besprechungen, wöchentlichen oder monatlichen Jour Fixe, Team- oder Abteilungsrunden und welche Formen sonst noch, finden in meist recht dunkeln, hier und da stickigen Meetingräumen statt. Die Stimmung ist selten positiv und ausgelassen. So richtig greifen lässt sich eine knisternde Energie in dem Raum meisten nicht.

Die gängigen Ablenkungsinstrumente unserer Zeit mobile Telefone und Laptop stehen griffbereit auf dem Besprechungstisch. Jederzeit zur Stelle, um die Fluchtmöglichkeit offen zu halten, wenn der Besitzer dieser Geräte mal wieder keine Lust mehr auf das Meeting hat. Kennt ihr das? Wenn man selbst oder der Kollege das Handy oder den Laptop im Meeting anstarrt und hofft, dass jetzt eine wichtige Mail reinkommt, die einen aus der Besprechung befreit? Ich gebe es zu. Diese Situation kenne ich. Auch bei einer Besprechung von nur 2 Personen kann es diese Tendenz geben.

Der Jour Fixe – der wunderbare 1:1 Termin

Jour Fixe haben dann meist noch ihre eigenen Gesetze. Zum einen werden diese zumeist in dem Büro das hierarchisch Höheren abgehalten. Das schafft bereits Distanz und verschiebt das Kräfteverhältnis zum Vorteil der ‚Heimmannschaft‘. Selbst bei einem Jour Fixe unter den Kollegen auf der gleichen Ebene gibt es diese Tendenz. Warum eigentlich? Darüber kann ich nur spekulieren, aber es hat bestimmt etwas mit Macht und Durchsetzung zu tun. Für einen offenen Austausch auf Augenhöhe mit kritisch kontroversen, aber hilfreichen Tönen ist diese Form meistens nicht geeignet.

Golfen gehen oder Fußball schauen

Schon in der Vergangenheit gab es aber auch coole oder hippe Formen sich zu besprechen und Geschäfte zu machen. Die Geschichte von den Besprechungen auf dem Golfplatz, bei denen ganze Projekte besprochen und mit einem Handschlag im Klubhaus vereinbart worden sind, kennt wahrscheinlich jeder oder viele.

Das Konzept der Kundeneinladung zu Sportveranstaltungen in die jeweiligen VIP-Lounges folgt einer ähnlichen Idee. Eine angenehme Atmosphäre mit ein wenig Unterhaltung und bestimmt guter Verpflegung, bieten einen guten Rahmen für Verhandlungen und Gespräche. Schnell lässt sich hier in der Halbzeit oder nach dem Schlusspfiff bei einer Stadionwurst noch über nächste gemeinsame Projekt reden. Es lässt sich mit Sicherheit sagen, dass wenn diese Form nicht erfolgreich wäre, sie wahrscheinlich auch schon ausgestorben wäre.

Was können wir hieraus für den Alltag lernen? Gibt es Veränderungsmöglichkeiten für zumindest einige Besprechungen?

5 Bedingungen für andersartige Meetings

Die Bestandteile für ein solches andersartige, ansprechende, aber erfolgreiche Format der Besprechung scheinen sich anhand von 5 Eckpfeiler konzipieren zu lassen:

andere Umgebung als die Büroräume
leichte Unterhaltung oder andersartige Ablenkung ohne direkten Bezug zum Business
angenehme Verpflegung
Aufbrechen der Hierarchischen Rangordnung
Raum und Zeit für Zwischentöne

Das immer alle 5 Kriterien erfüllt werden ist nicht notwendig und auch nicht sinnvoll. Einige der klassischen Sitzungen in Meetingräumen müssen wahrscheinlich so sein. Aber es gibt bestimmt einen Spielraum für einige andere Meetings. Ich denke, wenn 3 Kriterien erfüllt sind haben wir etwas Gutes geschaffen.

Der Jour Fixe beim Joggen

Die Zusammenarbeit zwischen dem Vertrieb / Marketing und Finance ist eine der wichtigen Schnittstellen im Unternehmen. Daher hatte ich mit meinen Kollegen aus dem Vertrieb / Marketing gerne immer einen wöchentlichen oder monatlichen Jour Fixe vereinbart. Immer mal wieder gab es die Szenarien wie oben beschrieben. Diese Besprechungen waren dann meist zäh und von politischen Spielchen durchzogen.

Mit diesem Kollegen haben wir gemeinsam dann mal das Jour Fixe auf die Joggingstrecke gelegt. Das bedeutete, das wir mitten am Vormittag oder Nachmittag uns eine Stunde Zeit nahmen und joggen gingen. Das Ergebnis war phänomenal. Der Informationsaustausch wurde klarer und weniger politisch. Probleme wurden schnell angesprochen und aus dem Weg geräumt. Nach dem Laufen wurde das Gesagte meistens von einem von uns im Protokoll festgehalten.

In Bezug auf die Kriterien sind wir hier bei 4 von 5 erfüllten. An dem Punkt mit der Verpflegung beim Laufen haben wir unsere Probleme gehabt. Für jemanden der gerne läuft, kann ich diese Form nur empfehlen.

Sushi zum Mittag verkürzt das Managementteam-Meeting

Als Mitglied eines Gremiums kennt man lange endlose Sitzungen mit entsprechenden Diskussionen. In einem Managementteam, in dem ich Mitglied war, hatten wir auch diese Tendenz. Das wöchentliche Meeting war zum Schluss fast bis zu 6 Stunden lang und besser wurde es dadurch auch nicht.

Die Lösung war einfach und schmeckte auch noch gut. Ohne die Person mit der finalen Entscheidungsmacht sind die restlichen Mitglieder einmal die Woche zum Mittag essen gegangen. Häufig gab es dabei einfach Sushi. Die Atmosphäre war angenehm, die Verpflegung auch, nur an der leichten Unterhaltung hat es gemangelt. Auch in diesem Setting waren wieder 4 von 5 Kriterien erfüllt.

In der Konsequenz wurden viele Probleme und Diskussionen vom Managementteam-Meeting auf das Mittagessen verlagert und gelöst. Das Team-Meeting selbst konnte hierdurch um über 3 Stunden verkürzt werden. Zusätzlich hatten die Entscheidungen in dem Team deutlich mehr Rückhalt durch den Konsens, der nun möglich war.

Es scheint leicht, gute und inspirierenden Meetings einzubauen. Scheinbar muss man nur wollen. Probiere es doch einfach mal aus!

Welche Meetings möchtest Du am liebsten gleich verändern? Hast Du schon innovative andere Ideen oder Erfahrungen für coole Meeting-Formen?

[1] Vgl. https://www.duden.de/rechtschreibung/Besprechung

[2] Vgl. https://de.wikipedia.org/wiki/Besprechung

KPI – should be Key Process Indicator

183:835784973 (Andreas Kroß) — Thu, 06 Aug 2020 08:25:32 GMT

Why performance indicator?

Every day the most of us are looking at tons of KPIs, which we expect to indicate the current performance of the companies we work with. Of course, we need to analyze our business and to attain an idea of the current and future development of the company. The Question, which I would like to bring up here, is simply: are we all analyzing our business with the good perspective?

Theoretically it is easy and clear. KPIs reflecting our business and following the main process of added value in our company. As a lighthouse they should guide us the way. There it makes no difference whether we are producing something, trading or consulting as the core of our business we all have a bunch of indicators. But why are this performance indicators? The base on our effort should be the process and its flow itself should be clear to every stakeholder within it.

The world in flow

We live in a connected world, where data and information will cross the ocean in a second. This network of people, companies and countries is new and probably it will grow stronger in the future. Anyway, this can only work if we know what the process behind is. Over the last years I recognize two trends:

Finances are focused on the bottom line or balance sheet indicators
Based on all the lovely apps we all turned more and more into user. We forgot the background behind the swipe and wave on the touch screen.

Remember the aim of KPI

Let us have a quick look in the definition of KPIs and how to create them. KPI should reflected the main processes of a business and should be install the process chain along in cooperation with the controllers and operating departments. They should support the steering process and make risks and chances easily observable. This seems a bit backwards oriented and not encourage in a world of change and development.

Just think about the following situation, have you ever asked somebody to draw the process on a piece of paper to get clarity in to actual discussing situation? Have you never seen the astonished reaction of this person? I have done it and saw this exact reaction. Most of the colleagues, employees and supplier are not familiar to draw their processes themselves. So, the process remained an only spoken one in a foggy air.

Let us start drawing

If we would however create a culture which is built to work, to create, and to develop our companies on processes, we would be faster, increase the engagement with our jobs and become better as companies. Based on my experience the best way is to start drawing the processes and then to link our indicators to the processes. Even in our language, therefore they should be our key process indicators.

Culture will be created by good and encouraging experiences, these experiences will raise a new attitude of cooperation.

Nächster Halt – die gleiche Station wie beim letzten Mal? – Auf geht es in die Zukunft nach Corona … oder Back to the Future?

183:835784973 (Andreas Kroß) — Tue, 04 Aug 2020 12:57:50 GMT

Ich wollte niemals einen Text zu Corona schreiben. Ich fand die Geschichten sind schon erzählt bzw. dass wir alle schon so viel gehört und gelesen haben, dass es uns wohl reicht. Allerdings mehren sich die Anzeichen dafür das alles was sich scheinbar verändert hat, häufig nur ein weiter so ist. Einige angedeuteten Selbsttäuschungen sind allerdings neu. Realität ist manchmal schwer zu nehmen. Heute formten sich beim Arbeiten und Recherchieren an einem Artikel die folgenden Gedanken und ich ließ meinen Vorsatz fallen.

3 Beispiele bzw. Punkte sind in meine Gedanken gestolpert, welche mir klar machen, dass wir dabei sind die Chancen aus der aktuellen Situation nach Neuausrichtung und Umdenken fahrlässig zu verspielen. Die Lebensumstände haben sich für alle von uns in den letzten Monaten verändert dabei kam es per Zufall oder automatisch dazu, dass notwendige Veränderungen scheinbar umgesetzt wurden. Aber eben nur zum Schein, da der Mensch nur schnell auf eine Bedrohung reagiert hat.

Die Not ist ein schlechter Projektleiter für New Work

Bei der alltäglichen Recherche in LinkedIn fand ich den Artikel von Bjoern Waiden (link s.u.) der eindrucksvoll ausführte, dass New Work als Idee noch beginnt überhaupt in die Arbeitswelt vor zu dringen. Eine Welle von Home Office Mitarbeitern ist noch keine Veränderung der Lage. Ich kann dem nur zustimmen. Für einen Wandel hin zu mehr Kooperation, Augenhöhen und flachen Hierarchien mit Menschen als Führungskräften, welche wissen das sie Schwächen haben und das auch annehmen, ist es ein sehr weiter Weg. Dafür sollte jede Führungskraft den Veränderungsprozess bei und mit sich selbst beginnen. Nur wenn wir unsere eigenen Dämonen kennen, können wir – sehr frei nach den Regeln des heiligen Benedicts für die Führung von Klöstern – unserer Führungsrolle gerecht werden.

Die aktuelle vermehrte Nutzung von Home Office kommt aus der Not. Viele Führungskräfte scheinen damit überfordert, da Kontrolle schwerer fällt. Das schimmert bei dem Beitrag von Christian Maxin in Bezug auf die Zeiterfassung durch (s. links unten). Solange aber Kontrolle maßgeblich ist haben wir noch einen weiten Weg vor uns und Kaschieren die Realität.

Die Gabe der Resilienz hilft in der Krise

Resilienz – die physische Fähigkeit sich in einer Krisenzeit gegen diese zu stellen und wieder heraus zu finden – ist aktuell in Deutschland erstmalig seit langer Zeit scheinbar wieder von Nöten. Dr. Denis Mourlane hatte einen Teil einer Umfrage (s. ebenfalls links unten) veröffentlich, welcher diese Tendenz unterstreicht.

In Deutschland geht es uns allerdings in dieser Krise ausgesprochen gut. Weltweit haben wir absolut niedrige Werte in Bezug auf Infizierte und Tote. Ich habe Sorge, dass wir uns zu früh mit der neuen scheinbaren Sicherheit und Normalität zufriedengeben werden. Die Kraft der Resilienz und der Druck der Krise könnte uns jetzt allerdings mehr helfen, als nur wieder 2 cm vom Abgrund weg zu kommen.

Greta ist aus den Medien verschwunden der Klimawandel allerdings nicht vom Planeten

Links:

- Bjoern Waiden - Homeoffice ist der neue Tischkicker - https://www.linkedin.com/posts/bjoernwaide_coronakrise-newwork-homeoffice-ugcPost-6686527016117780480-COlK

- Christian Maxin - Post bezüglich Homeoffice und Kontrolle - https://www.linkedin.com/posts/christianmaxin_newwork-zeiterfassung-unternehmenskultur-activity-6686212998454906880-4lJn

- Dr. Denis Mourlane - Post zu "Resilienz Jetzt" - https://www.linkedin.com/posts/dr-denis-mourlane-8644b216_ergo-enbw-commerzreal-activity-6681427272404152320-C7rB

- Stephan Balzer - The 3rd Wave - https://www.linkedin.com/posts/wernerdetering_love-this-activity-6682668730444496896-Cw7B ext

Wenn ich mir einen Job backen könnte, was für ein Kuchen wäre er dann?

Wed, 15 Jul 2020 09:16:45 GMT

Die Backvorbereitung

In meiner Rolle als Führungskraft habe ich in den vergangenen Jahren viele Bewerbungsgespräche geführt. Mit Menschen zu reden und sich in einem solchen Gespräch kennen zu lernen, ist immer wieder eine faszinierende Gelegenheit. Ich gebe zu es gab auch Situationen, bei denen man nach kurzer Zeit bereits wusste, dass der Kandidat nicht zu dem Team, der Aufgabe oder dem Unternehmen passt.

Die Gespräche habe ich immer gerne als Unterhaltung gestaltet. Eine Fragestunde des Unternehmens erscheint mir heutzutage nicht mehr passend. Die Zeiten, in denen das einstellende Unternehmen alle Entscheidungsmacht hatte und der Kandidat fast zu einer Art Bittsteller verkommen ist, sind in der Zeit des ‚war for talents‘ vorbei, auch wenn einige das noch nicht glauben mögen.

Ich kann mich noch gut an das Gespräch mit Frank erinnern. Wir suchten damals dringend nach einer Unterstützung im Bereich IT-Netzwerk und User Support. Frank war damals ein Schrank von einem Kerl und auch etwas fülliger in seiner Gestalt. Ich fragte mich bei seinem Anblick gleich, welche Charaktereigenschaften er mitbringen würde. Im Gespräch fragte ich, wie der Job aussehen würde, wenn er sich einen backen könnte. Stefen überlegte kurz: ‚Ich möchte Menschen helfen, dass diese gut arbeiten können und alles funktioniert‘, sagte er dann kurz und ruhig. Ich war überrascht und gespannt, wie und ob sich in der Arbeit dies zeigen würde, da ich ihn meiner Vorstellung eher ‚angeschraubt‘ und vertieft am Schreibtisch gesehen hätte.

Im Job aufgegangen

Tatsächlich wurde Frank der Liebling im Unternehmen. Er war der personifizierte IT-Servicegedanke und für sich zufrieden und glücklich dabei. Das strahlte er in jedem Augenblick aus. Er hatte die Rolle gefunden, in der er sich wohlfühlte.

Spannend zu beobachten war, dass seine Aufgaben nur im Kern klar waren und an den Grenzen eher undeutlich wurden. Das gab Frank Freiräume in seiner Arbeit sich von seinem Servicegedanken leiten zu lassen und hier und da mal eine kleine Hilfe mehr zu machen oder sich etwas mehr Zeit für die Kollegen zu nehmen. Dies machte bestimmt seine Beliebtheit auch aus. Ich kann mich daran erinnern, dass seine Vorgesetzten ihn hier und da bremsten mussten, nicht zu viel zu machen. Sie sahen die Gefahr, dass Franks Servicegutgläubigkeit ausgenutzt werden könnte.

Wenn er nun zeitliche Probleme bekam oder in Engpässe auf Basis von Priorisierung geriet, suchte er das Gespräch mit den Kollegen in seiner ruhigen und ehrlichen Art. Die Reaktionen darauf waren zumeist sehr positiv.

Zuckerguss gibt Raum

Was kann man davon mitnehmen? Wie wollen wir arbeiten? Viele von uns möchten eine verantwortungsvolle Aufgabe in einer guten und wertschätzenden Kultur. Der perfekte Job. In unserem Beispiel mit dem Kuchen, möchten die meisten wohl eher etwas aus der zuckerüberzogenen Ecke mit etwas Sahne zur Garnierung. Der selbst-gebackene Job ist hierbei einer, in dem wir uns wohlfüllen und geschätzt werden und in dem wir unseren Stärken nachgehen können. Das ist nicht verkehrt, nur bewusst sollte es uns sein.

In dem Fall von Frank fand er sich in seiner Arbeitsweise wieder und in seinem Servicegedanken bestärkt. Wie immer gibt es dabei auch eine Kehrseite. Man kann nicht immer alle Wünsche bedienen und muss daher auch mal etwas ausschlagen. Das bedeutet, dass man auf Menschen zugehen muss, um mit ihnen zu reden, wenn mal etwas nicht sofort umgesetzt werden kann. Die Lösungen liegen dann meist im Dialog. Eine Möglichkeit wäre Aufgaben kurzzeitig anders aufzuteilen. Eine harte Abgrenzung der Tätigkeiten ist das nicht und hier nicht möglich. Aber wollen wir das?

Butterkuchen ist klar in seiner Struktur

Wenn ja, dann wäre unser Kuchen eher wie ein deutscher Butterkuchen. Flach, quadratisch, klar in der Struktur, abgegrenzt und ohne viele Interpretationsmöglichkeiten. Ich möchte den Butterkuchenliebhabern nicht zu nahetreten. Es ist einfach eine andere Art zu arbeiten. Bei einem Butterkuchen würde ich die Struktur der Aufgaben in den klassischen Stellenbeschreibungen sehen. Der Kollege, die Vorgesetzten und man selbst wüssten, welche Aufgaben zu erledigen sind. Dinge, welche nicht aufgeführt sind, würden dann nicht dazu gehören. Das macht die Abgrenzung einfach. Mit der Umsetzung eines echten Servicegedanken wird es dann aber schwieriger. Die Zusammenarbeit an den Schnittstellen könnte zu einer reinen Weiterleitung von Zwischenergebnissen verkommen. Ein großes Wir gäbe es dann vielleicht nicht. Auch der Butterkuchen hat wieder Vor- und Nachteile.

Wie habt ihr das bei euch geregelt? Wie backt ihr euch euren Job? Last uns gemein eine neue Kultur entstehen lassen und darüber reden.

Kultur entsteht über hochwertige Beispiele, diese machen Schule!

Wann kann ich ein To Do abhaken?

183:835784973 (Andreas Kroß) — Mon, 15 Jun 2020 07:52:20 GMT

Die Herausforderung

In der Verantwortung von Führungskräften liegen die Koordination und Orientierung von Aufgaben und ihrer Reihenfolge. Überdies ist die Fürsorge gegenüber den Mitarbeitern nicht zu vergessen. Daher ist nahezu jeder Vorgesetzter bemüht die Aufgabenmenge zu steuern. Was macht er allerdings mit Mitarbeitern, die diese Hilfe nur schlecht annehmen können. Es gibt häufig Mitarbeiter, die trotz vorgegebener Priorisierung versuchen alle Themen umzusetzen und viel zu viel arbeiten. Eine solche Erfahrung hatte ich mit Rainer.

Die Geschichte

Eines Abends kurz vor Feierabend kam ich an Rainers Schreibtisch vorbei. Die Person an dem Schreibtisch wirkte auf mich leer und erschöpft. Ich fragte Ihn, wie es gerade geht und ob sich die Arbeitsbelastung etwas gebessert hat. Rainer schaute mich aus müden, aber verwunderten Augen an. „Andreas, es ist zwar eine nette Idee von Dir die Arbeit zu priorisieren und Aufgaben auf später zu verlegen. Du übersiehst dabei aber total, dass diese gemacht und erledigt werden müssen. Auch wenn Du diese ‚wegpriorisiert‘ hast, sind sie für mich noch da. Ich kann das nicht ausblenden. Also versuche ich diese Aufgaben dennoch zu erledigen. Um deine Frage zu beantworten, kann ich Dir nur antworten die Arbeitsbelastung ist nicht kleiner geworden, eher noch größer.“

Die Hilflosigkeit

Für unsere eigenes Empfinden helfen externen Entscheidungen nicht. Der Druck bleibt im Falle solcher Entscheidungen meistens stehen. Häufig wird er sogar größer. Ich war damals völlig betroffen, als ich das hörte. Mir kam es so vor, als ob ich in meiner Rolle als Führungskraft fast völlig ohnmächtig war. Wenn die Mitarbeiter nicht daran glauben, dass die Führungskräfte ihren Stress verändern können, wird es schwer einen Mitarbeiter zu erreichen und zu überzeugen. Mir wurde klar, dass ich auf diese Weise nicht helfen kann. Was bleibt ist die Möglichkeit den Mitarbeiter dazu zu verhelfen, dass er seine Situation für sich reflektiert und für sich eine neue Bewertung findet. Im aller besten Fall kommt er zu dem Schluss ‚Ja, das To Do ist abgeschlossen‘. Der Weg dorthin ist lang und Bedarf aber vieler Gespräche.

Ein Ansatz

Jeder einzelne von uns ist Herr bzw. Dame im eigenen Haus. Die Unsicherheit, ob eine Aufgabe abgeschlossene ist oder nicht müssen wir mit uns ausmachen. Was uns helfen kann sind dabei klare Strukturen und Grenzen. Eine Aufgabe könnte wie ein Projekt in kleinere Abschnitte aufgeteilt werden. Ein solcher Abschnitt wäre fertig bzw. abgeschlossen, wenn wir ab diesem Moment in der Lage wären den nächsten Teilbereich anzugehen bzw. eine Entscheidung für die kommende Richtung des Projektes an der nächsten Kreuzung treffen zu können. Bevor wir diese kleinen Meilensteine übergehen, sollten wir einmal kurz anhalten und durchatmen. Ansonsten bemerken wir gar nicht, dass eine Aufgabe fertig ist.

Wie haltet Ihr es mit dem Beenden eines To Do’s in dieser Welt voll von Anforderungen?