Das Leben ist zu schön für ein schlechtes Meeting
Das Meeting oder auch einfach die Besprechung ist ein ausführliches Gespräch über eine bestimmte Sache[1]. Es dient folglich der internen Kommunikation im Rahmen eines Dialogs[2]. Soweit so gut. Allerdings sind im beruflichen Umfeld viele Besprechungen häufig langweilig, langatmig und häufiger auch überflüssig. Wer kennt es nicht, der ranghöchste Teilnehmer verfällt gerne in einen Monolog, der Streber schwätzt mit und nur politische erwünschte oder karrierefördernde Antworten werden gegeben. Hier und da spricht noch ein Revolutionär aus, was vermeintlich alle denken. Aber ansonsten wird meist geschwiegen. Kein Wunder, dass Meetings oder Besprechungen häufig als Zeitverschwendung bzw. nervig angesehen werden.
Die Ausgangslage
Die große Mehrheit, der täglichen Besprechungen, wöchentlichen oder monatlichen Jour Fixe, Team- oder Abteilungsrunden und welche Formen sonst noch, finden in meist recht dunkeln, hier und da stickigen Meetingräumen statt. Die Stimmung ist selten positiv und ausgelassen. So richtig greifen lässt sich eine knisternde Energie in dem Raum meisten nicht.
Die gängigen Ablenkungsinstrumente unserer Zeit mobile Telefone und Laptop stehen griffbereit auf dem Besprechungstisch. Jederzeit zur Stelle, um die Fluchtmöglichkeit offen zu halten, wenn der Besitzer dieser Geräte mal wieder keine Lust mehr auf das Meeting hat. Kennt ihr das? Wenn man selbst oder der Kollege das Handy oder den Laptop im Meeting anstarrt und hofft, dass jetzt eine wichtige Mail reinkommt, die einen aus der Besprechung befreit? Ich gebe es zu. Diese Situation kenne ich. Auch bei einer Besprechung von nur 2 Personen kann es diese Tendenz geben.
Der Jour Fixe – der wunderbare 1:1 Termin
Jour Fixe haben dann meist noch ihre eigenen Gesetze. Zum einen werden diese zumeist in dem Büro das hierarchisch Höheren abgehalten. Das schafft bereits Distanz und verschiebt das Kräfteverhältnis zum Vorteil der ‚Heimmannschaft‘. Selbst bei einem Jour Fixe unter den Kollegen auf der gleichen Ebene gibt es diese Tendenz. Warum eigentlich? Darüber kann ich nur spekulieren, aber es hat bestimmt etwas mit Macht und Durchsetzung zu tun. Für einen offenen Austausch auf Augenhöhe mit kritisch kontroversen, aber hilfreichen Tönen ist diese Form meistens nicht geeignet.
Golfen gehen oder Fußball schauen
Schon in der Vergangenheit gab es aber auch coole oder hippe Formen sich zu besprechen und Geschäfte zu machen. Die Geschichte von den Besprechungen auf dem Golfplatz, bei denen ganze Projekte besprochen und mit einem Handschlag im Klubhaus vereinbart worden sind, kennt wahrscheinlich jeder oder viele.
Das Konzept der Kundeneinladung zu Sportveranstaltungen in die jeweiligen VIP-Lounges folgt einer ähnlichen Idee. Eine angenehme Atmosphäre mit ein wenig Unterhaltung und bestimmt guter Verpflegung, bieten einen guten Rahmen für Verhandlungen und Gespräche. Schnell lässt sich hier in der Halbzeit oder nach dem Schlusspfiff bei einer Stadionwurst noch über nächste gemeinsame Projekt reden. Es lässt sich mit Sicherheit sagen, dass wenn diese Form nicht erfolgreich wäre, sie wahrscheinlich auch schon ausgestorben wäre.
Was können wir hieraus für den Alltag lernen? Gibt es Veränderungsmöglichkeiten für zumindest einige Besprechungen?
5 Bedingungen für andersartige Meetings
Die Bestandteile für ein solches andersartige, ansprechende, aber erfolgreiche Format der Besprechung scheinen sich anhand von 5 Eckpfeiler konzipieren zu lassen:
- andere Umgebung als die Büroräume
- leichte Unterhaltung oder andersartige Ablenkung ohne direkten Bezug zum Business
- angenehme Verpflegung
- Aufbrechen der Hierarchischen Rangordnung
- Raum und Zeit für Zwischentöne
Das immer alle 5 Kriterien erfüllt werden ist nicht notwendig und auch nicht sinnvoll. Einige der klassischen Sitzungen in Meetingräumen müssen wahrscheinlich so sein. Aber es gibt bestimmt einen Spielraum für einige andere Meetings. Ich denke, wenn 3 Kriterien erfüllt sind haben wir etwas Gutes geschaffen.
Der Jour Fixe beim Joggen
Die Zusammenarbeit zwischen dem Vertrieb / Marketing und Finance ist eine der wichtigen Schnittstellen im Unternehmen. Daher hatte ich mit meinen Kollegen aus dem Vertrieb / Marketing gerne immer einen wöchentlichen oder monatlichen Jour Fixe vereinbart. Immer mal wieder gab es die Szenarien wie oben beschrieben. Diese Besprechungen waren dann meist zäh und von politischen Spielchen durchzogen.
Mit diesem Kollegen haben wir gemeinsam dann mal das Jour Fixe auf die Joggingstrecke gelegt. Das bedeutete, das wir mitten am Vormittag oder Nachmittag uns eine Stunde Zeit nahmen und joggen gingen. Das Ergebnis war phänomenal. Der Informationsaustausch wurde klarer und weniger politisch. Probleme wurden schnell angesprochen und aus dem Weg geräumt. Nach dem Laufen wurde das Gesagte meistens von einem von uns im Protokoll festgehalten.
In Bezug auf die Kriterien sind wir hier bei 4 von 5 erfüllten. An dem Punkt mit der Verpflegung beim Laufen haben wir unsere Probleme gehabt. Für jemanden der gerne läuft, kann ich diese Form nur empfehlen.
Sushi zum Mittag verkürzt das Managementteam-Meeting
Als Mitglied eines Gremiums kennt man lange endlose Sitzungen mit entsprechenden Diskussionen. In einem Managementteam, in dem ich Mitglied war, hatten wir auch diese Tendenz. Das wöchentliche Meeting war zum Schluss fast bis zu 6 Stunden lang und besser wurde es dadurch auch nicht.
Die Lösung war einfach und schmeckte auch noch gut. Ohne die Person mit der finalen Entscheidungsmacht sind die restlichen Mitglieder einmal die Woche zum Mittag essen gegangen. Häufig gab es dabei einfach Sushi. Die Atmosphäre war angenehm, die Verpflegung auch, nur an der leichten Unterhaltung hat es gemangelt. Auch in diesem Setting waren wieder 4 von 5 Kriterien erfüllt.
In der Konsequenz wurden viele Probleme und Diskussionen vom Managementteam-Meeting auf das Mittagessen verlagert und gelöst. Das Team-Meeting selbst konnte hierdurch um über 3 Stunden verkürzt werden. Zusätzlich hatten die Entscheidungen in dem Team deutlich mehr Rückhalt durch den Konsens, der nun möglich war.
Es scheint leicht, gute und inspirierenden Meetings einzubauen. Scheinbar muss man nur wollen. Probiere es doch einfach mal aus!
Welche Meetings möchtest Du am liebsten gleich verändern? Hast Du schon innovative andere Ideen oder Erfahrungen für coole Meeting-Formen?
[1] Vgl. https://www.duden.de/rechtschreibung/Besprechung
[2] Vgl. https://de.wikipedia.org/wiki/Besprechung
